Quando una azienda decide di movimentare della merce da un magazzino ad un altro, vuoi perché siano dei semilavorati che bisognano di un ulteriore lavorazione, vuoi per perfezionare una vendita, c’è bisogno di una specifica documentazione che accompagni i beni durante il loro viaggio.
Questa documentazione ha lo scopo di fornire una serie di informazioni circa la spedizione al fine di consentire un rapido accertamento della merce trasportata da parte del destinatario nonché delle forze dell’ordine in caso di controllo.
Il documento di base comune a tutte le spedizioni e necessario affinché la merce possa uscire dal magazzino è il Documento di Trasporto (d’ora in poi DDT). Fino allo scorso anno era inoltre richiesta la Scheda di Trasporto per il trasporto di merci per conto terzi. Questa è stata abolita dal 1 gennaio 2015 per ragioni di semplificazione burocratica ed era un documento riepilogativo della spedizione volta all’individuazione dei soggetti giuridici coinvolti. Se eventualmente le merci vengono instradate via mare o via aerea è richiesta ulteriore documentazione che sarà esaminata in altra sede.
Il DDT ha la funzione di giustificare il trasferimento delle merci da un luogo ad un altro. Il documento viene emesso in almeno due copie dal cedente. Una copia deve essere trattenuta dal mittente mentre la seconda deve essere consegnata al destinatario della spedizione in accompagnamento alle merci trasportate. La legge non prevede una forma vincolante per la redazione del documento ma ne dispone il contenuto minimo obbligatorio. Ciascun DDT prodotto deve essere numerato progressivamente e riportare la data di emissione. Devono essere indicati il cedente, il cessionario, il trasportatore, la tipologia e la quantità della merce da spedire. A questo contenuto minimo facoltativamente l’azienda può aggiungere una serie di ulteriori informazioni coma ad esempio la resa od il valore dei beni. Di seguito un modello DDT redatto con gli elementi di cui sopra.
La bolla di accompagnamento viene utilizzata nel caso di spedizioni all’interno dei confini del territorio nazionale. Nel caso di spedizioni internazionali viene utilizzato il Packing List (PL) che analogamente al DDT ha la funzione di identificare ed accompagnare la merce trasportata. Ovviamente in questo ultimo caso vengono emessi entrambi i documenti in quanto il DDT serve ad accompagnare le merci per la parte di spedizione che avviene sul territorio nazionale mentre il PL viene utilizzato per la restante parte del viaggio.
Il DDT può essere sostituito dalla fattura commerciale, o da quella proforma, quando la stessa riporti una descrizione dettagliata della merce da trasportare.
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